Funktionsumfang von ErgoFAKT,
der kaufmännischen Software für PC-Kasse und Warenwirtschaft

E-Rechnungen im Format ZUGFeRD bzw. Factur-X

ErgoFAKT erstellt elektronische Rechnungen im Format Factur-X bzw. ZUGFeRD nach der europäischen Norm EN 16931.

Die E-Rechnung entsteht beim gewohnten Rechnungsdruck. Sie erhalten sie wahlweise als XML-Datei oder als PDF-Rechnung mit eingebetteter E-Rechnung (Hybridformat). Das PDF lesen Ihre Kunden wie eine gedruckte Rechnung. Die eingebettete XML-Datei verarbeitet ihre Buchhaltungssoftware automatisch.

Erstellen und Versenden beim Rechnungsdruck

Sie drucken die Rechnung wie gewohnt über die Druckfunktionen der Verkaufsebene. Eine Druckaktion legt fest, was mit der E-Rechnung geschieht: öffnen, in einem Verzeichnis speichern, als E-Mail an den Kunden senden oder in der Dokumentenverwaltung ablegen.

Einem Druckmenüpunkt können mehrere Druckaktionen folgen. So erhält ein Kunde mit hinterlegter E-Mail-Adresse die E-Rechnung per E-Mail, jeder andere Kunde die Rechnung auf Papier. Beides geschieht über denselben Menüpunkt.

Betreff und Anschreiben der E-Mail gestalten Sie selbst, auch mit Platzhaltern wie Rechnungsnummer und Anrede. Weitere Anhänge wie Ihre AGB können Sie mitsenden. Den Versand übernimmt Ihr E-Mail-Programm oder ErgoFAKT direkt über Ihr Postfach.

Die E-Rechnung entsteht erst, wenn Sie die Rechnung verbuchen. Auf Wunsch zeigt ErgoFAKT Ihnen die PDF-Rechnung vorher zur Kontrolle an.

Einrichtung in den Grundeinstellungen

In den Grundeinstellungen hinterlegen Sie unter E-Rechnung Ihre Firmendaten für die E-Rechnung: Name und Anschrift, Ihre Kennung (z.B. eine GLN), Ansprechpartner, Steuernummer und Umsatzsteuer-ID sowie Ihre Bankverbindungen. Felder, die Sie leer lassen, übernimmt ErgoFAKT nach Möglichkeit aus den Firmenstammdaten.

Die Mengeneinheiten Ihrer Artikel ordnen Sie einmal den Codes der Norm zu, zum Beispiel „Stück“ dem Code H87. Eine Schaltfläche trägt alle Einheiten zusammen, denen noch ein Code fehlt.

Außerdem legen Sie fest, welche Felder des Auftrags als Bestellnummer des Kunden, Vertragsnummer oder Auftragsnummer in die E-Rechnung gehen.

Kundendaten für die E-Rechnung

In der Kundenverwaltung hinterlegen Sie je Kunde die Angaben, die Sie mit ihm abgestimmt haben: seine Kennung, die Leitweg-ID bei Behörden, bei Bedarf eine abweichende Kennung für Sie als Verkäufer und die E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand.

Braucht ein Kunde je nach Auftrag andere Angaben, etwa eine Behörde mit mehreren Leitweg-IDs, legen Sie mehrere Optionssätze an. ErgoFAKT fragt dann bei der Erstellung, welcher Satz gelten soll.

Auf Wunsch prüft ErgoFAKT vor dem Verbuchen, ob alle nötigen Angaben vorhanden sind. Fehlt etwas, bricht ErgoFAKT die Rechnung ab. So entsteht keine Rechnung ohne E-Rechnung.

E-Rechnungen an Behörden

Für Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber hinterlegen Sie beim Kunden die Leitweg-ID. Sie sorgt dafür, dass die Rechnung beim richtigen Empfänger ankommt.

Klären Sie vor der ersten Rechnung mit der Behörde, in welchem Format sie E-Rechnungen annimmt. Dafür gibt es die Testumgebung des Bundes. Dort prüfen Sie vorab, ob Ihre Rechnung angenommen wird. Den Zugang zur Testumgebung erhalten Sie mit der Registrierung auf der Rechnungsplattform des Bundes.

Warenempfänger mit GLN und Lieferscheinnummern

Manche Empfänger, etwa die Zentralen des Handels, verlangen in der E-Rechnung den Warenempfänger mit seiner GLN. Diese GLN hinterlegen Sie bei der Lieferanschrift des Kunden. ErgoFAKT prüft die Prüfziffer schon bei der Eingabe.

Entsteht eine Rechnung aus Lieferscheinen, übernimmt die E-Rechnung deren Nummern als Bezug auf die Lieferung. Bei einer Sammelrechnung stehen alle Lieferscheinnummern in der E-Rechnung.

Archiv und nachträgliche Erstellung

ErgoFAKT legt jede E-Rechnung als unveränderte Kopie in der Datenbank ab. Damit ist sie Teil jeder Datensicherung. Im Rechnungsjournal rufen Sie diese Kopie jederzeit wieder ab.

Für E-Rechnungen gelten dieselben Aufbewahrungspflichten wie für Rechnungen auf Papier.

Gibt es zu einer Rechnung noch keine E-Rechnung, erstellen Sie sie im Rechnungsjournal nachträglich.

Agenturware, Pakete und Lastschrift

Agenturware, also der Verkauf auf fremde Rechnung, geht ohne Umsatzsteuer in die E-Rechnung. Als Begründung übernimmt ErgoFAKT den Agenturhinweis, der auch auf Ihrem Beleg steht.

Bei Artikelpaketen wird jede gedruckte Zeile eine Position der E-Rechnung. Pakete mit unterschiedlichen Steuersätzen, etwa eine Getränkekiste mit Pfand, teilt ErgoFAKT nach Steuersätzen auf. Die Beträge stimmen mit dem Ausdruck überein.

Zahlt ein Kunde per Lastschrift, übernimmt die E-Rechnung die Lastschrift samt Mandat aus der SEPA-Schnittstelle.

Betrachter für empfangene E-Rechnungen

Mit dem Betrachter zeigen Sie E-Rechnungen lesbar an, auch solche, die Sie von Ihren Lieferanten erhalten haben. Er öffnet XML-Dateien und PDF-Rechnungen im Hybridformat.

Aus einer PDF-Rechnung speichern Sie die eingebettete XML-Datei auf Wunsch als eigene Datei. Sie finden den Betrachter in der Verkaufsebene unter Funktionen > E-Rechnung öffnen bzw. extrahieren.

Verfügbarkeit

Die E-Rechnung ist in ErgoFAKT V5.1 enthalten. Für ErgoFAKT V5.0 gibt es sie als Plugin. Informationen zum Plugin, zum Umstieg auf V5.1 und ein Angebot erhalten Sie auf der Seite E-Rechnung, Factur-X, ZUGFeRD. Wie der Umstieg von V5.0 abläuft, lesen Sie unter Umstieg von V5.0 auf V5.1.