Erstellung von E-Rechnungen im Format ZUGFeRD bzw. Factur-X EN16931
ZUGFeRD bzw. Factur-X EN16931 E-Rechnungen mit ErgoFAKT.
ErgoFAKT wird selbstverständlich die Erstellung elektronischer Rechnungen im Format Factur-X bzw. ZUGFeRD nach EN16931 unterstützen.
Dabei wird sowohl die Erstellung einer eigenständigen XML-Datei als auch die Einbettung in eine von ErgoFAKT erstellte PDF-Rechnung (Hybridformat) möglich sein.
Aktuelle Informationen zu E-Rechnungen vom BMF können Sie auf folgender Seite abrufen: BMF: Ausstellung von Rechnungen nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG)
ZEITPLANUNG UND VERFÜGBARKEIT
Derzeit planen wir, die neue Version ErgoFAKT V5.1 Ende Q4/2024 herauszubringen.
Für die Übergangszeit und eine gewisse Testperiode stellen wir einen Teil der Funktionalität bereits "vorab" als Plugin zu Verfügung, das auch mit der aktuellen Version ErgoFAKT V5 genutzt werden kann.
Dazu suchen wir noch eine begrenzte Anzahl von Pilotkunden, mit denen wir praxisnahe Erfahrungen bei der Nutzung sammeln können.
Falls Sie Interesse haben, an diesem Test teilzunehmen, können Sie sich unter Angabe Ihres Namens und Ihrer E-Mail über das Formular auf dieser Seite registrieren.
VORBEREITUNGEN
Zur Erstellung von E-Rechnungen sind einige Voraussetzungen zu erfüllen bzw. Vorbereitungen zu treffen.
Als Minimalanforderung wird eine Identifikation für den Verkäufer (Rechnungsersteller) und eine Identifikation für den Kunden (Rechnungsempfänger) benötigt. Diese Daten müssen mit jeweils mit Ihren Kunden abgestimmt werden.
Zusätzlich muss bei der Erstellung von E-Rechnungen für öffentliche Einrichtungen und Behörden i.d.R. noch eine sogenannte Leitweg-ID angegeben werden. Diese muss ggf. ebenfalls beim Rechnungsempfänger erfragt werden.
Am einfachsten ist es, wenn sowohl Rechnungsempfänger, als auch Rechnungsersteller eine sogenannte GLN (Global Location Number) zur Identifikation besitzen.
Eine solche GLN dient der eindeutigen Identifikation eines Unternehmensstandorts und kann bei Dienstleistern wie beispielsweise www.gs1-germany.de beantragt werden.
Diese GLNs können dann in ErgoFAKT, für die eigene Identifikation in den Firmenstammdaten und für die Identifikation der Rechnungsempfänger in der Kundenverwaltung beim jeweiligen Kunden abgelegt werden.
Eine Tabelle zur Erfassung der relevanten Daten/IDs könnte so aussehen:
| Kunde | Eigene Identifikation | Identifikation Kunde | Leitweg-ID (Behörde) | E-Mail zum Versand |
|---|---|---|---|---|
| 10001 | ||||
| 10002 | ||||
| 10003 |
Registrierung als Pilotkunde
PRÜFUNG VON E-RECHNUNGEN
Eine möglichkeit E-Rechnungen auf syntaktische und inhaltliche korrektheit zu prüfen ist in ErgoFAKT vorerst nicht vorgesehen.
Dies hängt damit zusammen, dass derzeit eine Vielzahl von verschiedenen Formaten und Standards im Umlauf sind, deren Unterstützung einen enormen Aufwand bedeuten würde. Gleichzeitig existieren am Markt bereits viele Online- und Offline-Lösungen, mit denen die Prüfung vorgenommen werden kann.
WEITERE FEATURES
Unabhängig von der vorerst nicht geplanten vollständigen Validierung von E-Rechnungen planen wir für eine spätere Version die Factur-X Rechnungen beim bzw. für das Verbuchen des Warenzugangs zu nutzen.