Ablauf des TSE-Zertifikats
Die Gültigkeit der TSE-Zertifikate ist auf maximal 5 Jahre beschränkt
Wenn ErgoFAKT ermittelt, dass das Zertifikat der verwendeten TSE demnächst abläuft, erscheint automatisch ein entsprechender Warnhinweis.
Wenn die Version von ErgoFAKT V5 jedoch nicht aktuell ist, erfolgt diese automatische Prüfung nicht.
Prüfen Sie daher bitte ggf. auf allen Kassenarbeitsplätzen, wie lange die Zertifikate noch gültig sind.
Wie das geht erfahren Sie im folgenden Abschnitt.
Hintergrund
Die TSE (Technische Sicherheitseinrichtung), die in Deutschland für elektronische Kassensysteme vorgeschrieben ist, um Manipulationen an den Kassenaufzeichnungen zu verhindern, besitzt zur Sicherstellung der Echtheit und Unverfälschtheit der Daten ein Zertifikat.
TSE von swissbit mit integriertem ZertifikatDieses Zertifikat hat eine begrenzte Gültigkeitsdauer von in der Regel drei oder fünf Jahren. Ist es abgelaufen, kann/darf die TSE nicht mehr verwendet werden.
Wann das Zertifikat Ihrer TSE abläuft, können Sie innerhalb der Barverkaufsebene von ErgoFAKT über Funktionen > Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) > Statusinformationen sehen.
TSE Zertifikatsgültigkeit unter TSE Status in ErgoFAKTMaßnahmen
Da das Zertifikat in der TSE nicht erneuert werden kann, muss die TSE ausgetauscht werden.
Wenngleich das mit Kosten und Aufwand verbunden ist, hat der Austausch der TSE auch den Vorteil, dass mit der neuen TSE die beim Kassenstart durchgeführte Sicherung der TSE-Daten sowie der Selbsttest wieder deutlich weniger Zeit beansprucht.
Beschaffung einer neuen TSE
Bitte wenden Sie sich für die Beschaffung einer neuen kompatiblen TSE an Ihren Systembetreuer.
Falls Sie Ihr ErgoFAKT-Kassen-System oder die alte TSE direkt bei uns erworben haben, können Sie sich für die Bestellung auch direkt an uns wenden. Ein entsprechendes Bestellformular finden Sie hier.
Falls Sie zuvor noch weiteren Fragen haben, kontaktieren Sie uns gerne.
An- und Abmeldung
Da bei der gesetzlich vorgeschriebenen An- und Abmeldung von Kassensystemen auch die Daten der verwendeten TSE angegeben werden müssen, erfordert der Austausch der TSE auch eine Ab- und anschließende Neuanmeldung der Kasse beim Finanzamt.
Bevor Sie die alte TSE entfernen, stellen Sie bitte sicher, dass Sie alle für die Abmeldung notwendigen Daten der alten TSE zur Hand haben.
Entnehmen Sie diese Daten den Unterlagen der entsprechenden Anmeldung. Falls diese Daten nicht vorliegen, können Sie diese (vor dem Entfernen der alten TSE) wie hier beschrieben ermitteln.
Tausch der TSE
Nachdem Sie die neue TSE erhalten haben, tauschen Sie die alte TSE gegen die neue TSE aus.
Danach ist eine Neuinitialisierung der neuen TSE innerhalb von ErgoFAKT erforderlich.
Folgen Sie dazu bitte der Anleitung im Kapitel Barverkauf > TSE > Erstinitialisierung in der ErgoFAKT Dokumentation.
Anschließend gehen Sie bitte erneut wie hier beschrieben vor, um die für die Neuanmeldung notwendigen Daten der neuen TSE zu ermitteln.
Wichtig: Aufbewahrungspflichten beachten
Obwohl die TSE nach Ablauf des Zertifikats nicht mehr verwendet werden kann, bleiben die Daten der TSE weiterhin lesbar und können ausgewertet werden.
Die TSE bzw. die darauf gespeicherten Daten unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Bewahren Sie daher auch die alte TSE sicher auf, um sie bei einer eventuellen Prüfung durch das Finanzamt vorlegen zu können.
Bitte kontaktieren Sie für weitere Details zu den erforderlichen Maßnahmen ggf. Ihren Steuerberater oder Ihr Finanzamt.
Wenn das Zertifikat bereits abgelaufen ist / Notfallmodus
Falls das Zertifikat bereits abgelaufen ist, erhalten Sie beim Öffnen der Barverkaufsebene von ErgoFAKT eine entsprechende Fehlermeldung.
Da die TSE nicht mehr verwendet werden kann, besteht die einzige Möglichkeit den Barverkauf weiter zu nutzen darin, in den sogenannten Notfallmodus zu wechseln.
Der Wechsel in den Notfallmodus ist nur eine kurzfristige Notlösung, um den Barverkauf weiter nutzen zu können, bis die neue TSE installiert und initialisiert ist.
Zum Wechsel in den Notfallmodus gehen Sie bitte wie folgt vor:
Öffnen Sie z.B. aus der Barverkaufsebene von ErgoFAKT über die Menüpunkte "Einstellungen > Grundeinstellungen" bzw. Strg+Alt+G die Grundeinstellungen von ErgoFAKT. Wechseln Sie dort in den Abschnitt "Barverkauf / Kasse > TSE" und wählen Sie dann unter "Auswahl der für den Kassenbetrieb zu verwendenden TSE" die Option "Notfallbetrieb ohne TSE".
Aktivierung des Notfallmodus in den GrundeinstellungenHinweis
Sollte der Menüpunkt "Einstellungen > Grundeinstellungen" deaktiviert/ausgegraut sein, müssen Sie sich zunächst in ErgoFAKT als Benutzer mit vollen Berechtigungen (MASTER) anmelden.
Schließen Sie danach den Konfigurationsdialog mit OK und starten Sie ErgoFAKT neu.
Beim Öffnen der Barverkaufsebene erhalten Sie nun einen entsprechenden Warnhinweis, dass sich ErgoFAKT im Notfallmodus befindet und die TSE nicht verwendet wird.
Dennoch können Sie den Barverkauf jetzt wieder nutzen, bis die neue TSE angeschlossen und initialisiert ist.
Auf den Kassenbelegen wird nun anstatt der TSE Signaturdaten ein entsprechender Hinweis auf den Notfallmodus ausgegeben.
Sobald eine neue TSE angeschlossen ist, wechseln Sie bitte die Option "Auswahl der für den Kassenbetrieb zu verwendenden TSE" wieder auf die Option "Swissbit TSE" zurück. Führen Sie anschließend die für eine neue TSE erforderliche Erstinitialisierung durch.
Eine entsprechende Anleitung dazu erhalten Sie im Kapitel Barverkauf > TSE > Erstinitialisierung des Benutzerhandbuchs bzw. der Online-Hilfe [F1] von ErgoFAKT.
Wenn Sie die neue TSE über uns bezogen haben, folgen Sie zum TSE-Wechsel und der Erstinitialisierung einfach der beigefügten Schnellanleitung.
Wichtig: Dokumentationspflicht
Ausfallzeiten und –grund einer TSE sind zu dokumentieren (vgl. AEAO zu § 146, Nr. 2.1.6).
Der Unternehmer hat unverzüglich die jeweilige Ausfallursache zu beheben, Maßnahmen zu deren Beseitigung zu treffen und dadurch sicherzustellen, dass die Anforderungen des § 146a AO schnellstmöglich wieder eingehalten werden.