Meldepflicht für Kassensysteme in Deutschland
Hintergrund
Die ursprünglich bereits mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen zum 01.01.2020 in Formularform geplante Meldepflicht für Kassensysteme wurde von der Finanzverwaltung bis auf Weiteres ausgesetzt.
Nach nun nur 5 Jahren ist es den Behörden gelungen, ein elektronisches Meldeverfahren einzurichten, sodass die Aussetzung der Meldepflicht am 31. Dezember 2024 endete.
Handlungsbedarf
Ab dem 1. Januar 2025 müssen nun also alle in Deutschland betriebenen elektronischen Kassensysteme endgültig angemeldet werden.
Dazu zählen natürlich auch alle ErgoFAKT Kassenarbeitsplätze, die von Ihnen genutzt werden.
Meldepflichtig ist im Übrigen auch die endgültige Außerbetriebnahme eines Kassenarbeitsplatzes oder etwa der Austausch einer TSE z.B. aufgrund eines Defekts oder eines abgelaufenen Zertifikats.
Weitere Informationen
Offizielle Informationen zur Meldepflicht können Sie auf der Seite des BMF abrufen:
Seite des Bundesministerium der Finanzen
Weitere hilfreiche Informationen zur Meldepflicht erhalten Sie z.B. auch auf der Homepage der IHK:
Informationen zur Meldepflicht von der IHK
Konkretes Vorgehen für ErgoFAKT
Grundsätzlich muss die Meldung immer je Betriebsstätte für alle Kassenarbeitsplätze (also für jede TSE) erfolgen.
Bei jeder Meldung müssen immer alle Systeme einer Betriebsstätte angegeben werden.
Wege zur Meldung
Sie können die Meldung selbst über ELSTER vornehmen.
Sie können z.B. Ihren Steuerberater beauftragen, die Meldung für Sie durchzuführen.
Für die Meldung erforderliche Daten
Neben den Daten zum Steuerpflichtigen (Ihre Firmierung, Steuernummer etc.), Zeitpunkt der Anschaffung und Inbetriebnahme, müssen bei der Meldung auch technische Daten zu den genutzten Kassenarbeitsplätzen angegeben werden.
Zur Ermittlung der relevanten technischen Daten haben wir in der aktuellen Version von ErgoFAKT V5 eine spezielle Funktion integriert.
Die aktuelle Version von ErgoFAKT können Sie - falls noch nicht geschehen - wie gewohnt über den ErgoFAKT-Updater installieren. Weitere Informationen zur Nutzung des Updaters erhalten Sie über diesen Link.
Zur Ermittlung der Daten wählen Sie bitte innerhalb der Barverkaufsebene von ErgoFAKT die Menüpunkte Funktionen > Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) > Für An- und Abmeldung erforderliche Daten.
Dialog mit technischen Daten zu ErgoFAKT KassenarbeitsplatzÜber die Schaltfläche Drucken können Sie nun die angezeigten Daten ausdrucken.
Das bei der Anmeldung ebenfalls erforderliche Datum der Inbetriebnahme können Sie dem bei der Erstinitialisierung erstellten Ausdruck unter der Überschrift Systemzeit entnehmen.
Sollte dieser Ausdruck nicht auffindbar sein, wählen Sie bitte innerhalb der Barverkaufsebene von ErgoFAKT die Menüpunkte Funktionen > Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) > Historie TSE Transaktionen.
Springen Sie zunächst in der erscheinenden Liste z.B. mit der Tastenkombination Strg+Pos1 auf den ersten Datensatz. Da in dieser Liste alle Transaktionen für alle Kassenarbeitsplätze aufgeführt sind, müssen Sie nun nach dem 1. bzw. ältesten Eintrag mit der Seriennummer der entsprechenden TSE suchen. Entnehmen Sie dann den Zeitpunkt der ersten Transaktion der entsprechenden TSE der Spalte Datum.
Ermitteln Sie auf diese Weise die Daten für alle Kassenarbeitsplätze, an denen eine TSE angeschlossen ist.
Meldung über ELSTER
Falls Sie Ihre Kassenarbeitsplätze selbst über ELSTER anmelden wollen, öffnen Sie bitte die entsprechende Seite im ELSTER-Portal z.B. über folgenden Link.
Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 AO Abgabenordnung)
Füllen Sie nach Anmeldung im ELSTER-Portal das Meldeformular vollständig aus.
Die Überschriften für die relevanten Felder der technischen Daten sollten mit den Überschriften der Angaben im Dialog "Für An- und Abmeldung erforderliche Daten" übereinstimmen.
Tipp
Zur Übertragung der einzelnen Werte in das ELSTER-Formular können Sie die einzelnen Angaben im ErgoFAKT-Dialog mit der Maus markieren und mittels Strg+C in die Zwischenablage von Windows übernehmen.
Denken Sie daran, dass jeder einzelne Kassenarbeitsplatz je Betriebsstätte angegeben werden muss.
Meldung durch den Steuerberater
Falls Sie die Meldung von Ihrem Steuerberater durchführen lassen wollen, markieren Sie bitte einfach den gesamten Textinhalt im Dialog "Für An- und Abmeldung erforderliche Daten" und übertragen Sie ihn mittels Strg+C in die Zwischenablage von Windows.
Nun können Sie die Informationen aus der Zwischenablage z.B. in eine E-Mail einfügen, die Sie dann an Ihren Steuerberater weiterleiten.
Denken Sie daran, dass diese Informationen für jeden einzelnen Kassenarbeitsplatz weitergeleitet werden müssen.