Meldepflicht für Kassensysteme in Deutschland
Hintergrund
Die Meldepflicht für Kassensysteme gilt in Deutschland seit dem 1. Januar 2025.
Sie war schon mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen für das Jahr 2020 vorgesehen. Die Finanzverwaltung hatte sie aber ausgesetzt, bis ein elektronisches Meldeverfahren zur Verfügung stand.
Handlungsbedarf
Alle in Deutschland betriebenen elektronischen Kassensysteme müssen beim Finanzamt angemeldet werden.
Eine neue Kasse melden Sie innerhalb eines Monats nach der Anschaffung an.
Dazu zählen natürlich auch alle ErgoFAKT-Kassenarbeitsplätze, die von Ihnen genutzt werden.
Meldepflichtig ist im Übrigen auch die endgültige Außerbetriebnahme eines Kassenarbeitsplatzes oder etwa der Austausch einer TSE z.B. aufgrund eines Defekts oder eines abgelaufenen Zertifikats.
Weitere Informationen
Offizielle Informationen zur Meldepflicht können Sie auf der Seite des BMF abrufen:
Seite des Bundesministeriums der Finanzen
Weitere hilfreiche Informationen zur Meldepflicht erhalten Sie z.B. auch auf der Homepage der IHK München:
Informationen zur Meldepflicht von der IHK München
Bereich zur Anmeldung von Kassensystemen im ELSTER-Portal:
Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 Abgabenordnung (AO))
Ausfüllanleitung für das ELSTER-Portal vom BMF:
Ausfüllanleitung - Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 Abgabenordnung (AO))
Konkretes Vorgehen für ErgoFAKT
Grundsätzlich muss die Meldung immer je Betriebsstätte für alle Kassenarbeitsplätze (also für jede TSE) erfolgen.
Bei jeder Meldung müssen immer alle Systeme einer Betriebsstätte angegeben werden.
Wege zur Meldung
Sie können die Meldung selbst über ELSTER vornehmen.
Sie können z.B. Ihren Steuerberater beauftragen, die Meldung für Sie durchzuführen.
Für die Meldung erforderliche Daten
Neben den Daten zum Steuerpflichtigen (Ihre Firmierung, Steuernummer etc.), dem Zeitpunkt der Anschaffung und Inbetriebnahme müssen bei der Meldung auch technische Daten zu den genutzten Kassenarbeitsplätzen angegeben werden.
Zur Ermittlung der relevanten technischen Daten bietet ErgoFAKT eine spezielle Funktion.
Zur Ermittlung der Daten wählen Sie bitte innerhalb der Barverkaufsebene von ErgoFAKT die Menüpunkte Funktionen > Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) > Für die An- und Abmeldung erforderliche Daten.
Dialog mit technischen Daten zum ErgoFAKT-KassenarbeitsplatzÜber die Schaltfläche Drucken können Sie die angezeigten Daten ausdrucken.
Hinweis zur BSI-Zertifizierungs-ID
Bei neueren TSEs kann es vorkommen, dass die BSI-Zertifizierungs-ID in diesem Dialog nicht im Format XXXX-YYYY, sondern im Format BSI-K-TR-XXXX angezeigt wird. Verwenden Sie bitte in diesem Fall die folgende Tabelle, um die BSI-Zertifizierungs-ID zu ermitteln:
| Anzeige im Dialog | Anzugebende BSI-Zertifizierungs-ID | |
|---|---|---|
| BSI-K-TR-0412 | ➡ | 0412-2020 |
| BSI-K-TR-0477 | ➡ | 0477-2021 |
| BSI-K-TR-0563 | ➡ | 0563-2023 |
| BSI-K-TR-0620 | ➡ | 0620-2025 |
Das bei der Anmeldung ebenfalls erforderliche Datum der Inbetriebnahme können Sie dem bei der Erstinitialisierung erstellten Ausdruck unter der Überschrift Systemzeit entnehmen.
Sollte dieser Ausdruck nicht auffindbar sein, wählen Sie bitte innerhalb der Barverkaufsebene von ErgoFAKT die Menüpunkte Funktionen > Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) > Historie TSE Transaktionen anzeigen.
Anzeige der Kassen- und TSE-Seriennummer in der Historie TSE TransaktionenSpringen Sie zunächst in der erscheinenden Liste z.B. mit der Tastenkombination Strg+Pos1 auf den ersten Datensatz. Da in dieser Liste alle Transaktionen für alle Kassenarbeitsplätze aufgeführt sind, müssen Sie nun nach dem 1. bzw. ältesten Eintrag mit der Seriennummer der entsprechenden TSE suchen. Entnehmen Sie dann den Zeitpunkt der ersten Transaktion der entsprechenden TSE der Spalte Datum.
Ermitteln Sie auf diese Weise die Daten für alle Kassenarbeitsplätze, an denen eine TSE angeschlossen ist.
Tipp
Falls Sie die Seriennummer einer eventuell früher verwendeten TSE benötigen, die z.B. wegen eines Defektes oder eines abgelaufenen Zertifikats zwischenzeitlich ausgetauscht wurde, können Sie diese ebenfalls in dieser Historieansicht recherchieren.
Meldung über ELSTER
Falls Sie Ihre Kassenarbeitsplätze selbst über ELSTER anmelden wollen, öffnen Sie bitte die entsprechende Seite im ELSTER-Portal z.B. über folgenden Link.
Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 Abgabenordnung (AO))
Füllen Sie nach Anmeldung im ELSTER-Portal das Meldeformular vollständig aus.
Eine entsprechende Ausfüllanleitung stellt das BMF zur Verfügung:
Die Überschriften für die relevanten Felder der technischen Daten sollten mit den Überschriften der Angaben im Dialog "Für die An- und Abmeldung erforderliche Daten" übereinstimmen.
Tipp
Zur Übertragung der einzelnen Werte in das ELSTER-Formular können Sie die einzelnen Angaben im ErgoFAKT-Dialog mit der Maus markieren und mittels Strg+C in die Zwischenablage von Windows übernehmen.
Denken Sie daran, dass jeder einzelne Kassenarbeitsplatz je Betriebsstätte angegeben werden muss.
Meldung durch den Steuerberater
Falls Sie die Meldung von Ihrem Steuerberater durchführen lassen wollen, markieren Sie bitte einfach den gesamten Textinhalt im Dialog "Für die An- und Abmeldung erforderliche Daten" und übertragen Sie ihn mittels Strg+C in die Zwischenablage von Windows.
Nun können Sie die Informationen aus der Zwischenablage z.B. in eine E-Mail einfügen, die Sie dann an Ihren Steuerberater weiterleiten.
Denken Sie daran, dass diese Informationen für jeden einzelnen Kassenarbeitsplatz weitergeleitet werden müssen.