Einrichtung einer automatischen Datensicherung

Fragestellung

Wie kann ich eine automatische Datensicherung für meine ErgoFAKT Daten einrichten?

Antwort

Sicherung der Datenbank

ErgoFAKT verwendet zur Verwaltung der Stamm- und Bewegungsdaten die SQL-Datenbank-Software Firebird.

Die Daten werden dabei in der Datenbankdatei abgelegt, die bei der Installation festgelegt wurde.

Diese Datenbankdatei befindet sich bei einer Einzelplatzversion normalerweise unter "C:\ProgramData\ErgoFAKT\50\gdb\ergofakt5.fdb".

Bei einer Mehrplatzversion befindet Sie sich i.d.R. auf dem Server bzw. Haupt-PC. Der konkrete Speicherort kann in den Grundeinstellungen von ErgoFAKT im Abschnitt Allgemein | Aktueller Arbeitsplatz nach Betätigen der Schaltfläche Datenbankpfad ändern eingesehen werden.

Um die Datensicherung zu automatisieren, muss diese Datenbankdatei regelmäßig, z.B. einmal am Tag, gesichert werden.

Dazu dient das Firebird-Tool gbak.exe, das mit den entsprechenden Parametern z.B. über die Windows-Aufgabenplanung periodisch gestartet wird.

Achtung

Kopieren Sie niemals die Datenbankdatei (ergofakt5.fdb) direkt, solange der Firebird-Dienst läuft.

Das kann nicht nur zu einer unbrauchbaren Sicherung, sondern sogar zum Defekt der Originaldatenbank führen! Dies gilt auch für die Sicherung, durch Tools zur Sicherung ganzer Festplattenimages oder die Datensicherung von Windows selbst.

Zur Einrichtung der automatischen Sicherung mit dem Firebird-Tool gbak.exe, gehen Sie am besten wie folgt vor:

Erstellen Sie eine cmd-Datei, z.B. "D:\Datensicherungen\sichern.cmd" in der die erforderlichen Parameter für gbak.exe hinterlegt werden, nach folgendem Muster:

echo off

rem Datum und Uhrzeit für Dateiname der Sicherung ermitteln
set HH=%time:~-11,2%
set /a HH=%HH%+100
set HH=%HH:~1%
set DATE_TIME=%date:~0,2%%date:~3,2%%date:~6,4%%HH%%time:~3,2%

rem Hier Pfad und Name von gbak.exe angeben
set EXE="C:\Program Files\Firebird\Firebird_3_0\gbak.exe"

rem Hier Pfad und Name der Datenbankdatei angeben
set DATENBANK="localhost:C:\ProgramData\ErgoFAKT\50\GDB\ergofakt5.fdb"

rem Hier Pfad und Name der Sicherungsdatei angeben
set SICHERUNG="D:\Datensicherungen\ergofakt5_%DATE_TIME%.fbk"

%EXE% -b %DATENBANK% %SICHERUNG% -USER SYSDBA -PASSWORD masterkey

Eine entsprechende Muster-Datei können Sie auch einfach über diesen Link herunterladen.

Nachdem Sie die Pfade und Dateinamen an Ihre konkrete Konfiguration angepasst haben, können Sie die cmd-Datei durch die Windows-Aufgabenplanung regelmäßig ausführen lassen.

Hinweis

Als Sicherungslaufwerk sollte niemals dasselbe Laufwerk verwendet werden, das für die Datenbank selbst verwendet wird

Andernfalls sind sonst z.B. im Falle eines Festplattendefekts auch alle Sicherungen verloren. In unserem Beispiel befindet sich Die Datenbank auf Laufwerk C: und die Sicherungen werden auf Laufwerk D: abgelegt.

Zusätzlich sollten die Sicherungen auch regelmäßig auf einen externen Datenträger kopiert werden, der an einem anderen, sicheren Ort aufbewahrt wird. Nur so besteht z.B. im Falle eines Brandes oder eines Wasserschadens noch die Möglichkeit, die Daten mittels der extern aufbewahrten Sicherungen wiederherzustellen.

Eine weitere Variante der "doppelten Sicherung" wäre es, eine Kopie der Sicherungen auf einen Cloud-Speicherplatz zu übertragen.


Weitere Informationen zu gbak.exe und den verfügbaren Parametern können Sie der Firebird-Dokumentation zu gbak.exe entnehmen.

Zur regelmäßigen automatischen Ausführung unserer frisch erstellten cmd-Datei über die Windows-Aufgabenplanung gehen Sie wie folgt vor:

  1. Starten Sie die Windows-Aufgabenplanung
  2. Wählen Sie in der rechten Spalte "Aktionen" den Punkt "Einfache Aufgabe erstellen"
  3. Tragen Sie als Name z.B. "ErgoFAKT Datensicherung" ein und klicken Sie auf [Weiter >>]
  4. Bestätigen Sie "Täglich" mit einem Klick auf [Weiter >>]
  5. Tragen Sie im Feld für die Uhrzeit hinter "Start:", die gewünschte Uhrzeit ein
  6. Bestätigen Sie "Wiederholung alle 1 Tage" mit einem Klick auf [Weiter >>]
  7. Bestätigen Sie "Programm starten" mit einem Klick auf [Weiter >>]
  8. Wählen Sie über [Durchsuchen ...] die zuvor angepasste cmd-Datei (in unserem Beispiel "D:\Datensicherungen\sichern.cmd") aus
  9. Bestätigen Sie erneut mit [Weiter >>] und dann mit [Fertig stellen]

Die Aufgabe ist nun angelegt und sollte täglich zur angegebenen Uhrzeit ausgeführt werden (sofern der PC aktiv ist).

Zum Test können Sie die Aufgabe nun innerhalb der Aufgabenliste der Aufgabenplanung mittels Rechtsklick manuell starten. Prüfen Sie, ob die Sicherung korrekt ausgeführt und die Sicherungsdatei im angegebenen Verzeichnis erstellt wurde.

Falls es sich bei dem PC um einen Server handelt und die Sicherungen auch ohne Benutzeranmeldung ausgeführt werden sollen, sind ggf. noch weitere Anpassungen wie das Festlegen eines Benutzerkontos in der Konfiguration der Aufgabenplanung erforderlich. Lassen Sie sich hierzu ggf. von Ihrem Systembetreuer beraten.

Test-Rücksicherung

Nach dem Einrichten der Datensicherung sollten Sie unbedingt eine Test-Rücksicherung durchführen. Nur so ist sichergestellt, dass alles korrekt konfiguriert wurde und im Fall der Fälle auch eine Datenwiederherstellung möglich ist.

Prüfen Sie bitte ferner auch später regelmäßigen, ob die Sicherungen korrekt im gewünschten Turnus, im gewünschten Sicherungsverzeichnis abgelegt werden.


Sicherung sonstiger Daten und Dokumente

Mit dem oben beschriebenen Verfahren wird nur die ErgoFAKT-Datenbank mit den Stamm- und Bewegungsdaten gesichert.

Darüber hinaus fallen bei der täglichen Arbeit mit ErgoFAKT ggf. noch weitere Daten in Form von Dateidokumenten an. Dazu zählen z.B. PDF-Dateien, die je nach Konfiguration bei Druckaktionen erstellt werden.

Auf Kassenarbeitsplätzen müssen ferner auch die Daten der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) regelmäßig gesichert werden.

Informationen zur Sicherung dieser Daten erhalten Sie im Abschnitt "Sicherung der Daten" in der ErgoFAKT-Hilfe, die Sie jederzeit durch Betätigen der Taste F1 öffnen können.


Komplettsicherung

Als zusätzliche Sicherheitsmaßnahme ist es natürlich auch immer empfehlenswert, regelmäßig Datensicherungen der kompletten Festplatten der eingesetzten PCs und Server zu erstellen. Konsultieren Sie dazu bitte ggf. Ihren Administrator bzw. Systembetreuer.