Belegausgabepflicht für Kassensysteme in Deutschland

Seit dem 01.01.2020 gilt in Deutschland die sogenannte Belegausgabepflicht.

Bei jedem Verkauf an der Kasse muss dem Kunden ein Kassenbeleg zur Verfügung gestellt werden. Der Beleg kann gedruckt oder mit Zustimmung des Kunden elektronisch ausgegeben werden.

Weitere Informationen zu den gesetzlichen Grundlagen erhalten Sie z.B. auf der Homepage des BMF.

Konfiguration von ErgoFAKT

Falls Ihre ErgoFAKT-Installation so eingestellt ist, dass standardmäßig kein Kassenbeleg gedruckt wird, können Sie das wie im Folgenden beschrieben ändern.

Hintergrund

Ob ErgoFAKT für einen Vorgang einen Ausdruck erstellt oder nicht, legen Sie in den Druckeinstellungen fest.

Öffnen Sie dazu im Barverkauf die Druckeinstellungen für den Kassenbeleg über die Menüpunkte Einstellungen > Druckeinstellungen > Barrechnungen. Für eine Änderung benötigen Sie ggf. die entsprechende Benutzerberechtigung.

In der linken Spalte "Verfügbare Druckmenüpunkte" sehen Sie alle Druckmenüpunkte, die für Barrechnungen und Kassenbelege angelegt sind.

In der rechten Spalte "Auszuführende Druckaktionen" sehen Sie in der Unterspalte "Formularname", welches Formular der markierte Druckmenüpunkt verwendet.

Im markierten Beispiel druckt der Druckmenüpunkt Kassenbon also das Formular "Kassenbon", wenn Sie F8 drücken.

Im nächsten Beispiel sehen Sie den Druckmenüpunkt ohne Beleg. Hier ist die rechte Spalte "Auszuführende Druckaktionen" leer. Der Vorgang wird dann verbucht, ohne dass ein Ausdruck erfolgt.

Je nachdem, ob ein Beleg gedruckt werden soll, schließen Sie den Barverkauf also mit einem Druckmenüpunkt mit oder ohne Formular ab.

Konfiguration bei Tastaturbedienung

Wenn Sie den Barverkauf mit der Tastatur bedienen, schließt F8 den Verkauf mit Beleg ab. Strg+F8 schließt ihn ohne Belegdruck ab. Das gilt, solange die Tastenkürzel nicht geändert wurden.

Falls bei Ihnen mit F8 kein Beleg gedruckt wird, wurden vermutlich die Tastenkürzel der Druckmenüpunkte getauscht. Sie sehen die Kürzel in der Unterspalte "Kürzel". Markieren Sie dann den Druckmenüpunkt Kassenbon. Klicken Sie in das Eingabefeld über der Liste, drücken Sie F8 und übernehmen Sie das Kürzel mit der TAB-Taste. Tragen Sie auf dem gleichen Weg für den Druckmenüpunkt ohne Beleg wieder Strg+F8 ein.

Gleiches gilt grundsätzlich auch, falls Sie mit einer programmierbaren Tastatur arbeiten. Klären Sie dann, welche Tastenkombination auf der "Bartaste" Ihrer programmierbaren Tastatur hinterlegt ist. Weisen Sie diese Tastenkombination dem Druckmenüpunkt Kassenbon zu. Alternativ ändern Sie die Programmierung der Tastatur und legen das Kürzel des Druckmenüpunkts Kassenbon auf die "Bartaste".

Konfiguration bei Verwendung einer Bildschirmtastatur

Falls Sie den Barverkauf über eine Bildschirmtastatur bedienen, müssen ggf. die Tastencodes für die Bar- und Kartentasten angepasst werden.

Bartaste

Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Bartaste. Im Kontextmenü klicken Sie dann auf "Taste ändern". Falls das Kontextmenü nicht erscheint, melden Sie sich zunächst als Benutzer mit dem Recht zur Änderung der Grundeinstellungen an.

Im Dialog "Tastendefinition bearbeiten" legt die Zahl hinter dem @B im Feld "Tastencodes" fest, welcher Druckmenüpunkt für den Barverkauf ausgeführt wird. Im Beispiel ist das die 1.

Die Zahl hinter dem @B muss der "Zeilennummer" des Druckmenüpunkts entsprechen, der verwendet werden soll. In unserem Beispiel ist das die 1 für den Druckmenüpunkt Kassenbon und die 2 für den Druckmenüpunkt ohne Beleg.

Der Tastencode +^~k@B1{Enter} schließt in unserem Beispiel also den Barverkauf mit Beleg ab. Der Tastencode +^~k@B2{Enter} schließt ihn ohne Beleg ab.

Steht der Druckmenüpunkt Kassenbon bei Ihnen nicht an erster Stelle, verwenden Sie statt der 1 seine "Zeilennummer".

Kartentasten

Ohne ec-Terminal-Anbindung öffnet die ec-Taste eine Auswahl der Kartenarten. Passen Sie dann die Tasten aller Kartenarten an, die Sie verwenden. Gehen Sie dabei vor wie bei der Bartaste.

Die Tastencodes der Kartentasten beginnen mit @E, z.B. @E13{Enter} für Visa. Die 1. Ziffer hinter dem @E ist wieder die "Zeilennummer" des Druckmenüpunkts. Passen Sie sie bei Bedarf an wie bei der Bartaste. Die 2. Ziffer legt die Kartenart fest, hier die 3 für Visa. Sie bleibt unverändert.

Der Tastencode @E13{Enter} schließt in unserem Beispiel also den Verkauf auf Visa mit Beleg ab. Der Tastencode @E23{Enter} schließt ihn auf Visa ohne Beleg ab.

Mit ec-Terminal-Anbindung passen Sie nur die ec-Taste an. Ihr Tastencode enthält keine Kartenart, z.B. @E1{Enter}. Die Kartenart meldet das ec-Terminal zurück. Geben Sie hier keine Kartenart an, sonst wird die Zahlung ohne das ec-Terminal auf diese Kartenart gebucht.

Tastencodes

Der Vollständigkeit halber hier noch die gesamte Bedeutung der Tastencodes.

Der Tastencode +^~k@B1{Enter} für Barzahlung setzt sich folgendermaßen zusammen:

• +^~k - stellt sicher, dass die Kommandoeingabe aktiviert ist (optional)
• @ - ist die Einleitung der Befehlssteuerzeichen
• B - für Barzahlung
• 1 - für die Zeilennummer des zu verwendenden Druckmenüpunkts
• {Enter} - zum Auslösen des Vorgangs

Der Tastencode @E13{Enter} für Kartenzahlung setzt sich folgendermaßen zusammen:

• @ - ist die Einleitung der Befehlssteuerzeichen
• E - für ec-/Kartenzahlung
• 1 - für die Zeilennummer des zu verwendenden Druckmenüpunkts
• 3 - für die Nummer der Kartenart (hier Visa). Bei ec-Terminal-Anbindung entfällt sie.
• {Enter} - zum Auslösen des Vorgangs

Auch hier kann +^~k vorangestellt sein.